(09/11/05) – A Diretoria
de Gestão Estratégica, através
do Centro Nacional de Informação,
Tecnologias Ambientais e Editoração
– CNIA, está implementando metodologia
de organização e guarda de documentos.
O diagnóstico do levantamento da situação
atual dos documentos do Ibama, levantou problemas
e apontou propostas para adequar a gestão
de documentos aos padrões estabelecidos
pelo Conselho Nacional de Arquivos, Conarq.
De acordo com o diagnóstico,
no Ibama existem vários depósitos
de documentos que não possuem climatização
e iluminação adequadas ou detecção
de incêndio e também não
há padronização nos métodos
de arquivamento. Para a consultora Andresa
de Moraes e Castro, a forma como o Ibama vem
tratando seus documentos, ao longo dos anos,
deve ser alterada. Segundo ela, “não
houve critérios adequados nos métodos
adotados para se desfazer dos papéis”,
por exemplo.
Na etapa atual dos trabalhos
estão sendo elaborados a Tabela de
Temporalidade que determina o tempo de vida
do documento dentro do arquivo corrente e
intermediário, e define aqueles que
permanecerão no arquivo histórico,
o Plano de Classificação usado
para codificar e classificar assuntos e por
fim o Plano de Gestão de Documentos
do Ibama.
Uma portaria está
sendo editada para a criação
da Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos conforme determina o Conarq.
É dever do poder público a gestão
documental e a proteção especial
a documentos de arquivos, como instrumento
de apoio à administração,
à cultura, ao desenvolvimento científico
e como elementos de prova e informação
é o que diz a lei nº8.159/1991
que dispõe sobre a política
nacional de arquivos.
A implantação
do Plano de Gestão de Documentos requererá
o envolvimento de todas as diretorias, centros
e gerências executivas do Ibama. O Coordenador
do CNIA, José Ximenes, observou que
“o servidor do Ibama tem interesse nos processos
de modernização da máquina
pública e certamente estarão
dispostos a colaborar”.
A produção,
tramitação, avaliação
e arquivamento adequados dos documentos públicos
é uma questão de cidadania,
por isso mesmo, é assunto de interesse
de todos. Neles está registrada a história
em suas mais variadas vertentes e, além
disso, os arquivos bem geridos trazem eficácia
aos procedimentos no cotidiano das instituições.
